Savoir s’organiser est un facteur essentiel d’efficacité et de réussite d’un projet. La bonne gestion d’un projet repose donc en priorité sur la planification et l’anticipation des tâches et des imprévus. Y a-t-il des outils ou méthodes adaptés pour une meilleure productivité ?
#1 La feuille de route ou “road map”
Ce n’est pas parce que le mode “agile” s’est généralisé qu’il faut travailler dans tous les sens. Être flexible, ne veut pas dire être désorganisé. Si dès le départ, vous fixez une feuille de route claire ainsi qu’une chronologie pour la réalisation du projet, vous aurez une visibilité à long terme des différentes étapes à franchir avec les parties prenantes. Chacun sait ce qu’il a à faire et quand il doit le faire, mais surtout vous visualisez avant de commencer si vous êtes en capacité de prendre en charge et produire le projet dans les délais impartis.
#2 Restez coordonnés et ne négligez pas la communication entre les parties !
Piloter un projet implique des échanges en interne ainsi qu’externes avec fournisseurs et clients. La satisfaction se mesure également dans la perception qu’un client aura d’être écouté et entendu correctement tout au long de l’avancée du projet. Dès le départ, identifiez un référent unique interne et externe. Son rôle est déterminant dans la fluidité et la transmission des informations. Faites le point régulièrement, aux étapes clés d’avancement afin d’anticiper les points de blocages. Une bonne collaboration permettra également de prioriser les tâches en temps réel.
#3 Évaluez en amont vos ressources et compétences disponibles
Ce n’est pas parce que vous avez des clients et que vous travaillez que vous gagnez forcément de l’argent… Une erreur classique serait de tout vouloir produire soit même sans disposer ni des ressources ni des compétences. N’hésitez donc pas à sous-traiter à un fournisseur pour servir votre client ainsi qu’à l’impliquer dans votre processus car c’est dans l’intérêt de chacun de respecter étapes et délais de livraison.
#4 Les outils
Trop d’outils tue l’outil. Le mode “collaboratif” est essentiel mais en évitant l’écueil de la multiplication des outils. Choisissez un outil simple mais adapté à votre organisation, qui ne fasse pas doublon avec l’existant pour ne pas risquer la déperdition.
Faites le point en interne afin de définir ensemble, à chaque niveau, quelles fonctionnalités sont indispensables dans le pilotage de vos projets.
- Le fil d’actualité permet à chacun d’être tenu informé du travail des autres
- Le partage de document permet une prise de connaissance fluide et en temps réel des adaptations ou changements apportés
- Le mode “équipe” permet d’assigner les tâches aux personnes impliquées
- Le contrôle des ressources et des marges permet de prévoir et maîtriser ses coûts
- Le Time Tracking permet un calcul juste des temps passés, une gestion optimale du budget et des horaires de travail ainsi qu’une facturation directe au client
- Le tableau de bord permet un pilotage efficace ainsi qu’un bon management des ressources de l’entreprise
L’astuce Bonus !
Ne fixer pas de date de livraison un vendredi mais plutôt le lundi…
