Comment construire un bon reporting commercial ? Notre guide

Le reporting commercial consiste à compiler, synthétiser, analyser et présenter les données liées aux performances commerciales de l’entreprise. Ce rapport peut prendre différentes formes avec des tableaux de bord, des histogrammes, des graphiques, des tableaux croisés ou d’autres.

Le rapport commercial se mesure au global, mais aussi de façon individuelle. Cela permet de suivre les performances de chaque membre de l’équipe commerciale, de les challenger et de les aider en cas de besoin.

L’objectif premier d’un reporting commercial est de s’assurer de l’atteinte des objectifs commerciaux fixés en amont. Ce reporting permet d’être alerté rapidement si les résultats de l’entreprise ne sont pas bons et de prendre des décisions éclairées quant à la stratégie commerciale et les actions à entreprendre.

Mettre en place un reporting commercial est important pour les entreprises pour 3 raisons : l’amélioration des performances, la communication interne et l’anticipation.

La mise en place d’un reporting commercial lisible et pertinent permet d’améliorer la rentabilité de l’entreprise. Avec des analyses détaillées, il est très facile de prendre les meilleures décisions pour adapter sa stratégie commerciale : quelles sont les actions qui génèrent le plus de chiffre d’affaires ? Quels sont les secteurs d’activité où mon taux de transformation est le meilleur ?

En identifiant les actions les plus performantes et les domaines qui sous-performent, vous pouvez allouer vos ressources et vos efforts là où ils sont nécessaires.

Le rapport commercial facilite la communication et les synergies entre les différents membres d’une équipe. Il favorise le travail collaboratif et permet d’aligner les équipes entre elles, notamment les départements commerce et marketing. Les deux services travaillent alors main dans la main vers un objectif commun : acquérir et transformer des prospects. C’est ce qu’on appelle le Smarketing.

À lire aussi :

Un reporting commercial lisible permet de suivre, régulièrement et facilement, les indicateurs clés de l’entreprise. Ainsi, il permet d’être alerté, en temps réel, quand les chiffres ne sont pas bons ou que les objectifs ne sont pas atteints. Cela vous encourage à anticiper vos prochaines actions, ou en arrêter certaines qui ne sont pas performantes.

Le suivi des indicateurs clés permet alors d’anticiper les éventuels problèmes dans l’atteinte des objectifs et de rebondir rapidement pour assurer les performances commerciales de l’entreprise. Vous pouvez plus simplement analyser les tendances du marché, la saisonnalité, une baisse de la demande.. En bref, une meilleure visibilité, une meilleure anticipation pour une meilleure croissance.

Vous devez, tout d’abord, définir quels vont être les objectifs principaux du reporting commercial. Gardez en tête que vous ne pouvez pas tout raconter dans un seul rapport commercial. Vous devez vous demander quels sont les axes que vous voulez mettre en avant. Souhaitez-vous :

Il y a énormément d’axes possibles. Ne tombez pas dans l’écueil de mettre trop d’informations dans un seul reporting commercial. Le risque est de vous perdre dans beaucoup de données et ne pas pouvoir les exploiter efficacement. Nous vous conseillons plutôt de créer plusieurs reportings, chacun avec un objectif précis qui vous permet de prendre des décisions éclairées.

Après avoir choisi les objectifs principaux du reporting, place aux choix des indicateurs clés (KPI) à mettre en avant. Il est important de choisir les meilleurs KPIs en fonction de votre activité. À nouveau, nous vous conseillons de ne pas trop vous éparpiller et de ne pas choisir trop d’indicateurs pour un seul reporting. Concentrez-vous sur les données les plus pertinentes, celles qui vous aident à prendre des décisions et à améliorer vos performances.

Voici quelques exemples d’indicateurs clés de performance :

Troisièmement, il faut accorder une attention toute particulière au format du rapport commercial. Les différentes données doivent être mises en valeur correctement afin de mettre en lumière les tendances. Vous devez non seulement choisir un support : tableur Excel, Google sheet, solution Analytics, ou encore logiciel CRM. Autant de possibilités pour analyser les résultats commerciaux. Mais, nous reviendrons sur les différents outils un peu plus tard dans cet article.

Mais aussi, vous devez définir les types de graphiques à utiliser : tableau croisé, diagramme, camembert, histogramme, indicateur, courbe… Les possibilités sont nombreuses et le visuel joue un rôle primordial dans vos reportings de vente. Ils doivent être faciles à interpréter, intuitifs et animés. Des indicateurs clés de performance présentés sous la forme d’un tableau ou d’un histogramme ne mettrons pas en lumière les mêmes tendances.

Avec des outils spécialisés, il est aujourd’hui très simple d’automatiser la génération d’un reporting commercial à tout moment, sur une période donnée. Si ce n’est pas votre cas, il va falloir définir, dans un premier temps, la fréquence pour éditer le rapport. Cela consiste à mettre à jour les données et analyser la nouvelle période.

Dans tous les cas, que ce soit pour un rapport automatisé ou manuel, il est important de définir une fréquence de suivi et de consultation. Fixez-vous une périodicité afin que les équipes puissent se coordonner et s’organiser en fonction.

Avec certains outils, par exemple le logiciel CRM Koban, vous pouvez afficher un reporting personnalisé dès votre page d’accueil. Cela est très utile pour avoir une visibilité chaque jour sur les indicateurs les plus impactants de votre business.

Un reporting commercial n’est rien sans informations fiables et accessibles en temps réel. Pour créer des rapports commerciaux efficaces, il faut que toutes les données relatives à l’entreprise et aux performances de chaque membre de l’équipe soient prises en compte et relier entre elles.

Il est très difficile de créer des rapports manuels lorsque les sources d’informations sont éparpillées et nombreuses. Notamment, si chaque commercial utilise son propre tableur Excel pour le suivi des ventes et que chacun partage des chiffres « aléatoires » sur ses performances.

L’utilisation d’un outil centralisé est alors beaucoup plus efficace. D’un côté, pour organiser, et planifier l’activité commerciale quotidienne. De l’autre côté, pour analyser et mesurer les performances de l’entreprise.

Il existe plusieurs outils pour créer un reporting commercial efficace. Voici les principaux d’entre eux :

Les tableurs Excel permettent une première analyse de son activité commerciale, mais ne sont pas une solution viable sur le long terme. S’il est vrai que c’est un outil très efficace, il n’en reste pas moins chronophage et contre-productif dans son utilisation.

Le suivi et la tenue d’un tableur Excel est très difficile au quotidien. Les données doivent être remplies manuellement, les informations ne se mettent pas à jour en temps réel, les chiffres sont purement déclaratifs et ce n’est pas une solution collaborative. Bref, le risque d’erreur est très accrue ainsi que la parte de temps au quotidien.

En conclusion, les tableurs Excel sont une bonne solution si vous démarrez votre activité. Mais ce n’est pas la meilleure solution sur le long terme.

Un outil de business intelligence est une solution technologique conçue pour collecter, traiter, analyser et présenter tous types de données commerciales. La plupart du temps, la plateforme est connectée à différentes sources de données de l’entreprise, permettant ainsi une centralisation des informations. Ces outils sont très performants pour transformer les informations rassemblées et les présenter de façon très visuelle et significative pour les utilisateurs.

Notez donc qu’il s’agit d’un outil tierce sur lequel il faut vous connecter afin d’accéder aux tableaux de bord.

Dernier outil pour créer un reporting commercial efficace : le logiciel CRM en ligne (=customer relationship management). Par définition, une solution CRM permet de gérer et développer votre activité commerciale au travers de plusieurs fonctionnalités : base de données centralisée, vue pipeline, suivi des offres commerciales, gestion de l’activité quotidienne, création et envoi de devis, signature électronique (et pleins d’autres).

Toutes les données commerciales sont donc présentes dans l’outil CRM ce qui vous permet de créer des tableaux de bord personnalisés. Les rapports de performance sont générés automatiquement, mis à jour et accessibles en temps réel.

La solution CRM Koban permet la création de reportings commerciaux personnalisés et complets. Notre CRM Français permet d’un côté, de gérer toute l’activité commerciale, du premier contact, jusqu’à la fidélisation en passant par la signature électronique. De l’autre côté, d’analyser et de mesurer les performances commerciales globales et individuelles de l’entreprise.

Vous pouvez facilement créer plusieurs tableaux de bord, choisir les formats, les KPIs à analyser et même, choisir les endroits où afficher vos KPIs préférés. Voici quelqu’unes de nos fonctionnalités phares :