Et oui, on a tous à un moment ou à un autre utilisé un agenda papier (ne serait-ce qu’à l’école). Mais au niveau professionnel, l’agenda papier montre vite ses limites en terme de gestion du temps et de communication.
Pourtant, ce n’est pas toujours facile de changer ses habitudes et de passer d’un agenda papier à un agenda digital. Mais alors quelles sont les bonnes pratiques de l’agenda digital ?
Avoir un seul agenda
Aujourd’hui, à peu près tout le monde propose un service d’agenda : google, Apple, Windows, Android, votre CRM d’entreprise…. On peut vite avoir la tentation d’avoir pleins d’agendas qui ne communiquent pas entre eux et s’y perdre.
Le premier conseil qu’on peut vous donner : il faut éviter d’avoir plusieurs agendas. Souvent, les salariés veulent avoir un agenda personnel et un professionnel. Au premier abord, c’est une bonne stratégie : vous voulez séparer votre vie personnelle de votre vie professionnelle. Mais pourtant…. Le risque est de finir par vous référer à un seul agenda et en oublier l’autre, ou caler plusieurs choses sur une même plage horaire. Vous n’avez qu’une seule vie et par conséquent besoin d’un seul agenda également…
? La solution selon Koban : la (plupart) des agendas digitaux permettent de créer des catégories. Ainsi, vous pouvez facilement séparer votre vie personnelle en créant une catégorie « perso ». Vous aurez plus de visibilité et éviterez les risques d’oublier des choses ou de superposer deux rendez-vous ! D’autant que vos rdv personnels peuvent être rendus privés, cela bloque la plage horaire mais vos collègues n’ont pas le détail de votre rdv.
Remplir le plus d’informations possibles
Sur un agenda papier on a tendance à ne pas marquer beaucoup de détails (surtout parce qu’on a pas le temps et écrire à la main c’est long…). Sur un agenda digital au contraire, vous pouvez (et vous devez) ajouter de nombreux détails. Effectivement, rappelez vous le nombre de fois où vous vous êtes déjà dit « Non mais inutile de marquer ça, je vais m’en souvenir lors du prochain rendez-vous » et pouf…. Le prochain rendez-vous arrive et on ne se souvient plus de cette chose super importante qu’on ne devait pas oublier.
? La solution selon Koban : on est d’accord, un titre d’action (par exemple « rdv ciblé sur l’offre marketing » ) n’a pas vocation à être très long. Mais petite astuce, vous pouvez très bien rajouter des commentaires sur une action ou un rendez-vous. De ce fait, vous avez votre petit topo sur la tâche à faire, vous gagnez du temps et de l’efficacité. Parfait, n’est ce pas ?
Gérez le (très) long terme
Un projet avec un prospect qui est repoussé à dans deux ans ? Un suivi client à faire tous les ans ? Ou tout simplement des cycles de décisions très longs ? Il existe pleins de situations qui vous demandent une organisation sur le long terme. Ces choses là sont très importantes à noter car sinon il est très probable de passer à côté…
Mais soyons honnête, il est très difficile de gérer le long terme sur un agenda papier ou avec des post-it qui traînent sur le bureau pendant plus de 12 mois…
? La solution selon Koban : l’agenda digital vous permet très facilement de contourner cette problématique. Vous pouvez organiser des actions dans 1 an, 2 ans, 3 ans (et plus si besoin!) sans jamais prendre le risque de perdre cette information ou de l’oublier. Autre petite astuce : l’agenda Koban permet de répéter l’action tous les X temps (toutes les semaines, tous les mois, tous les 6 mois, tous les 1 an etc…). Pour le suivi client récurrent, il n’y a rien de mieux !
Différenciez les tâches importantes et les urgentes
A tout mettre dans son agenda digital, ça peut vite devenir illisible et on se retrouve avec plus de 50 tâches à faire dans la journée… De quoi bien commencer sa journée de travail, non ?
Dans un monde idéal, chaque plage horaire définie est respectée, vous ne débordez pas et vous arrivez à traiter toutes les tâches que vous vous étiez planifié pour la journée. Merveilleux ! Mais dans la réalité, vous devez traiter des urgences, une tâche vous prend 1h de plus, un client vous appelle… Du coup, vous êtes en retard sur votre planning et devez définir vos tâches urgentes, celles importantes et celles non urgentes et non importantes.
La solution : chez Koban, on a intégré la matrice d’Eisenhower directement dans notre CRM. De ce fait, vous pouvez définir vos urgences en toute sérénité et organiser votre journée.
Organiser son agenda intelligemment
Comme on l’a déjà mentionné plus haut, dans un monde idéal votre planning est respecté à la minute près. Mais nous savons tous que ce n’est pas possible dans le monde professionnel… Ainsi, il faut prévoir votre agenda en fonction. Par exemple, vous pouvez prévoir des créneaux récurrents durant lesquelles vous faites toutes les « petites choses » que vous n’avez pas eu le temps de faire. Ainsi, vous pouvez rattraper votre retard et ne pas trop accumuler. Cela se fait beaucoup notamment pour des tâches administratives ou les choses pour lesquelles vous savez que vous re planifiez beaucoup.
