La notion de déclencheur est une notion commune dans un bon nombre d’outils de la relation commerciale. Il s’agit, en réalité, d’automatiser certaines actions ou tâches en fonction d’un évènement qui se produit. Il se déclenche selon des règles définies en avance. Par exemple, vous envoyez un devis et vous souhaitez avoir une action automatique dans votre agenda 3 jours plus tard pour penser à le relancer.
Ces déclencheurs ou automatismes sont très pratiques pour fluidifier la relation commerciale mais aussi pour gagner en efficacité et en rentabilité. Qui n’a jamais oublié de relancer un prospect ou de répondre à un client par mail ? C’est humain… Alors prêt pour en savoir plus ? C’est parti !
#Les déclencheurs
Avant de commencer dans le vif du sujet, il semble intéressant de revenir sur la notion de déclencheurs et des différents termes. Il existe deux grands types de déclencheurs :
- Les déclencheurs internes : qui vont créer une action dans votre agenda (ou dans celui de votre collaborateur) ou encore vous envoyer un mail par exemple.
- Et les externes : qui vont automatiser l’envoi d’un email, d’un SMS ou autres à un contact extérieur (votre client, votre prospect etc..).
Les déclencheurs existants sont donc très nombreux et on peut imaginer énormément de choses. On vous a sélectionné notre top 4 qui vous permet déjà de gagner en efficacité sans partir dans des considérations trop compliquées !
#1 Le déclencheur dans le processus commercial
Si vous êtes familier aux CRM en ligne, vous savez déjà sûrement ce qu’est un processus commercial. Pour rappel, le processus commercial constitue les différentes étapes vous permettant de conclure une vente. Voici un exemple dans Koban :
Toutes les étapes sont évidemment personnalisables en fonction de votre organisation en interne. Et au sein de chacune des étapes, vous allez venir « ranger » vos projets et les faire avancer jusqu’à la finalisation. Ce qui nous amène à notre premier déclencheur : automatiser une action suite à un changement d’étape.
| Evènement qui provoque le déclencheur | Déclencheur |
| Quand l’opportunité passe à l’étape « devis à envoyer » | Une action est générée 2 jours plus tard pour réunir des éléments de chiffrage |
| Quand l’opportunité est gagnée | Une action administrative est planifiée dans l’agenda de l’ADV pour gérer la commande et la facture. |
| Quand l’opportunité passe à « validation interne » | Une action est planifiée dans l’agenda du manager pour valider l’offre |
#2 Le déclencheur quand un devis est envoyé
La plupart du temps quand on envoie un devis, on sait forcément qu’on va devoir le suivre par la suite. Ou en fonction de votre organisation, il va peut-être falloir réaliser d’autres actions. Si vous utilisez un CRM pour envoyer vos devis, il est alors possible de créer des déclencheurs dès qu’un devis est envoyé via l’outil. Pratique pour ne rien oublier !
Voici un exemple :
| Evènement qui provoque le déclencheur | Déclencheur |
| Quand un devis est envoyé | – L’opportunité passe automatiquement à l’étape « devis envoyé » – Une action est planifiée dans l’agenda du commercial pour relancer le devis sous 7 jours. |
#3 Le déclencheur quand un formulaire de contact est rempli
Aaaah, l’incontournable formulaire de contact sur le site web… Si vous gérez cela manuellement, vous recevez un email quand un contact s’engage et vous traitez sa demande « à la main ». Il peut même arriver que vous oubliez sa demande, noyée dans une tonne d’emails à traiter… Ou parce que vous en avez trop à gérer.
Pas de panique, les déclencheurs couvrent ce cas de figure également. La plupart des outils CRM proposent des fonctionnalités marketing comme la liaison de vos formulaires de contact. Ce qui permet de gérer des automatismes. Voici des exemples :
| Evènement qui provoque le déclencheur | Déclencheur |
| Quand un formulaire est rempli | – Le contact reçoit un email automatique en lui disant que sa demande a bien été prise en compte et qu’un commercial va le rappeler – Une fiche est automatiquement créée dans votre CRM – Une action est générée dans l’agenda (du commercial que vous choisissez ou selon des règles prédéfinies) pour lui dire de rappeler la personne. – Un tag est ajouté sur la fiche de ce nouveau prospect pour la segmenter |
Evidemment, on peut aller plus loin et créer des automatismes pour ajouter la personne à un scénario de marketing automation ou l’inscrire à un évènement. Mais le but ici est de vous montrer les « must-have » pour démarrer en douceur sans s’engager tout de suite dans un paramétrage trop complexe.
#4 Le déclencheur suite à une action effectuée
Après un rendez-vous avec un prospect on a souvent énormément de choses à faire : faire un compte rendu, préparer une offre commerciale, envoyer de la documentation… Des actions qui vont avoir un impact sur la suite de la relation commerciale. Si vous envoyez votre fiche produit 2 semaines après avoir eu le prospect au téléphone, il n’aura clairement pas une première bonne image de vous. Pourtant ces actions peuvent être noyées dans la masse, un client peut vous appeler entre temps, vous répondez à un mail et hop on oublie d’envoyer notre plaquette au prospect…
Vous l’avez compris, vous pouvez très facilement mettre en place des déclencheurs suite à certaines actions.
| Evènement qui provoque le déclencheur | Déclencheur |
| Quand une action type « rendez-vous » est clôturée | – Une action est crée dans l’agenda d’une personne spécifique 2 jours plus tard pour un appel de satisfaction |
| Quand une action type « Rendez-vous téléphonique » est crée | – Une action est crée dans l’agenda du commercial 1 jour avant pour préparer le rendez-vous |
Ainsi, vous l’aurez compris, il existe énormément d’automatismes et déclencheurs pour vous aider au quotidien. Ce sont ces petites fonctionnalités qui peuvent faire la différence et accroître votre efficacité ! Attention toutefois à ne pas sur exploiter les déclencheurs. Certes, ils sont très pratiques mais ils doivent être utilisés intelligemment. Pas la peine de mettre un déclencheur sur tous vos types d’actions et sur toutes les étapes de votre processus de vente. Vous n’allez plus vous y retrouver…
