Comment construire un tableau de bord commercial ?

Un tableau de bord commercial est un support de pilotage et d’analyse de votre activité commerciale. Il rassemble, sur un même écran, les indicateurs clés de votre performance commerciale. Très important pour les commerciaux et les managers, c’est un outil indispensable pour suivre vos activités et prendre des décisions stratégiques.

Toutefois, c’est un reporting qui peut demander beaucoup de temps et de travail de la part du manager : pas de logiciel adapté, données difficilement accessibles. Alors voyons ensemble comment construire un tableau de bord efficace.

Tout d’abord, le tableau de bord est un support de pilotage de l’activité de votre entreprise. Il contient les données essentielles sur les résultats de l’entreprise, les activités et la performance des salariés/ Nous nous concentrons ici sur le commercial, mais les tableaux de bord sont également utilisés pour suivre les résultats marketing ou gestion par exemple. Vous l’aurez deviné, le tableau de bord commercial regroupe des indicateurs comme le nombre de rendez-vous effectué, les ventes réalisées, le nombre d’appels de prospection passés etc.

Mais aussi, le tableau de bord commercial sert comme base de décision pour mettre en place les bonnes actions en route et développer l’entreprise. Les indicateurs permettent de suivre les performances en temps réel. Le but est de les suivre régulièrement, afin d’être alerté au plus tôt en cas de nécessité et assurer la pérennité de l’entreprise. 

En résumé, un tableau de bord commercial a plusieurs objectifs :

Les tableaux de pilotage peuvent (et doivent)  être suivis plusieurs types de profils.

Premièrement, la direction et les managers. Ils ont besoin de suivre les activités en temps réel, d’avoir une vue globale et de suivre les résultats des équipes. Il ne s’agit pas de « surveiller » les commerciaux mais d’avoir un retour sur les performances des différences actions menées. De plus, les tableaux de bord sont une très bonne base pour animer une réunion commerciale. 

Deuxièmement, les commerciaux. Ils ont pour objectif de performer en réalisant des ventes afin de développer le chiffre d’affaires. Ils ne peuvent avancer les yeux fermés sans ligne de conduite. Le tableau de bord permet à chacun vente de suivre l’atteinte des objectifs et de jauger les efforts à fournir pour les réaliser. Cela peut également devenir un moyen de motivation important si les commerciaux ont accès aux résultats de chacun. De plus, cela permet de responsabiliser et d’impliquer les équipes. 

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Voici les différentes étapes pour créer un tableau de bord des ventes :

Même si la création des analyses peut sembler facile, il ne faut pas se lancer tête baissée dans leur construction. Il est d’abord nécessaire de se demander quels sont les objectifs de votre analyse. De façon générale, on constate deux types différents :

Nous parlons ici d’un tableau de bord commercial, mais est-t-il destiné aux commerciaux ? Aux responsables commerciaux ? Aux dirigeants ? Il est important de définir les membres concernés car les données suivies ne seront pas les mêmes. Effectivement, les commerciaux auront des statistiques liées à leur propre situation et performance. Tandis que les managers auront des métriques plus globales sur l’activité de l’entreprise et l’efficacité de toutes les équipes.

💡 Cette étape permet également de définir le nombre de tableau de bord à créer. Dans certaines entreprises, il est possible qu’il n’y ait pas de distinction entre les commerciaux et managers. Vous pouvez également en créer un « équipe » dans lequel vous mettez les résultats de toute l’équipe commerciale pour pousser la motivation et mettre en place une compétition saine en interne.

Dans chacun des tableaux, vous allez définir les indicateurs à suivre et sous quelle(s) forme(s). Le choix dépend fortement de vos objectifs business et de ceux de vos commerciaux. Par exemple, si l’objectif de votre commercial A est de trouver 10 nouveaux prospects par mois. Dans son tableau, vous allez suivre le nombre de rendez-vous / appels de prospection effectués, le taux de transformation, le nombre de nouveaux prospects créés et le nombre de projets détectés. Vous pouvez décider de le suivre via un indicateur, un graphique ou encore un tableau croisé . L’objectif est que le résultat soit visuel, simple et que vous puissiez tirer rapidement des conclusions.

Voici quelques règles à respecter pour sélectionner vos indicateurs :

Voici quelques exemples de statistiques clés pour commencer dans votre construction (attention, les KPI sont forcément différents en fonction de votre secteur et de votre stratégie) :

Un tableau de bord doit être visuel, attractif et surtout lisible. Si ce n’est pas le cas, il ne sera pas suivi et ne vous aidera pas à piloter votre développement. Ce qui est dommage après tous vos efforts. Quand on parle chiffres, on pense souvent à Excel. Et Excel est effectivement un outil qui permet de faire des analyses mais qui reste très manuel, avec un risque d’erreur assez élevé et qui demande donc beaucoup de temps. En outre, Excel peut-être adapté à vos débuts, quand vous n’avez pas encore beaucoup, voire aucun commerciaux. Mais il montre rapidement ses limites par la suite…

Si vous n’avez pas encore d’outils, on vous conseille d’utiliser un logiciel directement connecté à votre base de données. Entre autres, un logiciel CRM. Ce dernier vous permettra non seulement de gérer votre relation client (suivi prospects, relances, devis, factures…) mais également de créer des tableaux de bord personnalisés. L’avantage ? Les données sont directement accessibles et surtout se calculent automatiquement. Il vous suffit de choisir l’indicateur souhaité et hop, le logiciel le calcule pour vous.

💡 Bon à savoir : sur notre outil Koban, par exemple, vous pouvez créer des tableaux de bord personnalisés. Histogramme, courbe, camembert, chiffres « flash », tableaux croisés…. Tout ce qu’il faut pour les amoureux des chiffres.

Enfin, il est important de définir votre système de suivi. Avoir un tableau de bord commercial c’est bien mais faut-il encore s’en servir. Il faut décider la fréquence à laquelle il est nécessaire de le suivre : faites-vous un point hebdomadaire avec votre équipe ?

💡 Nous vous conseillons de créer chaque analyse l’un après l’autre. Une fois le premier réalisé, vous pouvez facilement le prendre en tant que modèle et le dupliquer pour plus de rapidité. Dans Koban, dès que vous ouvrez un compte chez nous, vous avez un modèle avec les données commerciales clés. Vous pouvez évidemment le personnaliser par la suite ! Si vous n’êtes pas à l’aise avec ces notions, notre équipe vous accompagne avec une formation personnalisée ou via une session de travail.

Nous avons déjà évoqué les différentes informations que vous pouvez ajouter. Toutefois, sachez qu’il est également important d’y ajouter des indicateurs moins « commerciaux ». Les services sont aujourd’hui interconnectés et vous devez avoir une vision d’ensemble pour prendre les bonnes décisions. Nous vous conseillons donc plusieurs métriques :

Ici, nous pensons à toutes les statistiques de l’activité quotidienne du commercial :

En bref, ce sont toutes les données qui permettent de suivre les performances des équipes commerciales.

Les KPI de gestion sont également importants dans les reporting commerciaux. On pense notamment :

Enfin, on peut également y ajouter des résultats marketing. Ce n’est plus un secret, les services sales et marketing sont intimement liées (bonjour le Smarketing!). Ici, on peut notamment mesurer les performances avec :