Fonctionnalités Koban – Les nouveautés Printemps 2017

Honnêtement, autant certains paramétrages du marketing nécessitent d’être un peu concentré, autant cette fois-ci, c’est simplissime. Vous définissez les raisons de refus d’une piste (Injoignable, numéro erroné, pas de projet à court terme etc etc). Puis vous automatisez l’automatisme suivant : Quand une piste est refusée pour la raison « Injoignable », alors lancer le scénario « Suivi de piste injoignable ». Logique !

Cette fonctionnalité permet, par exemple, de saisir si un appel a été fructueux ou sans réponse, si un rendez-vous est considéré comme fructueux ou sans suite… Cette notion de résultat peut s’avérer intéressante si on décide, par exemple, qu’après 5 relances d’un devis, on perd l’opportunité et/ou on lance un scénario de relance automatisé, par emails, pour ne pas épuiser le temps des commerciaux.

Vous devez d’abord sélectionner les types d’actions sur lesquels vous voulez justement gérer le résultat. C’est souvent sur un type d’appel « Appel sortant », mais faites en fonction de votre propre process. Côté Paramètres, dans votre liste de types d’actions, il suffit de cocher les types concernés. Puis vous paramétrez dans les listes (Paramètres>Général) la liste des résultats d’actions, avec les valeurs qui vous intéressent. Au moment de clôturer l’action, la fenêtre résultat s’ouvre, il suffit alors de choisir le résultat dans la liste proposée.

Vous avez besoin, dans une des étapes de votre scénario de marketing automation ou de sales automation, d’envoyer à votre contact un document. Mais ce document n’est pas le même pour chaque contact, et non, c’est plus compliqué : ce document contient ce que nous appelons des champs de fusion. Ce sont des données sur votre contact, ou votre compte, qui doivent venir alimenter le document avant qu’on ne l’envoie. les applications en cours aujourd’hui sont des bons de commande, des contrats, des offres personnalisées…

Comme tous les documents « intelligents » dans Koban, le modèle de document doit préalablement être intégré dans votre logiciel. Et non ce n’est pas un document de type Word ou Excel, mais bien un document au format .rdl ! Si vous ne maîtrisez pas ce format (c’est normal, c’est plutôt le terrain de jeu des informaticiens ou des développeurs), nous pouvons le faire pour vous.
 Dans votre scénario, il suffira d’ajouter une étape de type Document, et de sélectionner votre modèle de document à fusionner. Pratique et efficace !

Jusqu’à présent dans Koban, un tag acquis restait actif toute la vie, à moins de le supprimer manuellement. Vous pouvez désormais décider qu’un tag n’est en fait valable que X jours, et que passé ce délai, il doit être historisé.

Lors du paramétrage de vos catégories de tags, un nouvel onglet est apparu, qui vous permet d’activer l’historisation, et de sélectionner le nombre de jours.

Afin de continuer à dérouler le suivi de l’efficacité et de la rentabilité d’une campagne marketing, celle-ci remonte désormais dans les propriétés des commandes et des factures, dans la gestion commerciale de Koban. Dans le cas où une piste a été générée via une campagne marketing, puis transformée en prospect dans la foulée, la campagne remonte automatiquement dans la commande puis dans la facture liée. Elle reste modifiable manuellement. Si la campagne n’est pas renseignée, elle peut l’être manuellement au moment de la création de la commande ou de la facture. Un bon moyen de savoir, in fine, combien a réellement rapporté une campagne donnée.

Lors de la création de la commande, ou de la facture, vous pouvez afficher les propriétés. Dans la liste des champs modifiables qui s’affiche, vous avez désormais à votre disposition le champ « Campagne marketing ». Rappel au passage : vos campagnes se créent dans le module Marketing de Koban !

Le doublon, notre pire cauchemar ! Il n’est pas toujours facile de le détecter lorsque l’on renseigne une nouvelle fiche sur un compte, ou un contact. Pourtant, une jolie base de données bien propre est quand même indispensable pour travailler. Vous pouvez désormais définir des règles de détection des doublons sur les emails, les noms et le SIRET.

Côté paramétrage, dans le menu Comptes>Gestion des doublons, vous choisissez les champs sur lesquels vous souhaitez gérer les doublons, et sélectionnez le mode de gestion : le blocage total de la saisie, ou l’alerte de d’utilisateur qui peut quand même continuer à saisir.

Nous avions les commandes brouillons, les commandes à valider, les commandes en cours, les commandes soldées. Les commandes « en préparation » rejoignent cette petite famille pour ceux d’entre vous qui ont un travail logistique à réaliser quand la commande tombe.

Rien de spécial à faire : le statut est dans les statuts standards de Koban. Lorsque vous créez une commande, vous la validez pour qu’elle passe « en cours », et il suffit dans votre habituel menu bleu de cliquer sur « En préparation », et la commande va se ranger toute seule dans la liste des commandes à préparer. Une fois préparée, cette commande pourra permettre de générer les factures de solde ou tout autre process que vous souhaitez mettre en place.

Pour ceux d’entre vous qui utilisent le module de marketing pour publier des formulaires et des landing pages sur leurs sites, vous savez que 2 types de coordonnées nous agacent un peu : les concurrents qui viennent remplir des formulaires (c’est de bonne guerre mais enfin ça chagrine), et les emails de test qu’on utilise pour vérifier que tout fonctionne bien. Vous pouvez désormais créer une liste noire avec des noms de domaine ou des adresses emails. Ces pistes concernées ne remontent pas dans les statistiques et n’entrent pas dans le scénarios.

Côté paramétrage du marketing, vous avez désormais un nouvel onglet appelé Liste noire. Dans cette liste vous saisissez : soit carrément un nom de domaine, si vous souhaitez filtrer toute adresse email avec ce nom de domaine (cas des concurrents par exemple), soit uniquement une adresse email particulière.